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EasyCatalog CC2017 erschienen – EasyCatalog zapft Cloud-Datenquellen an

EasyCatalog Version CC2017 ist erschienen65bit hat kurz nach der Veröffentlichung der Adobe InDesign-CC-Version 2017 nachgezogen und passend dazu seine neue Version des PlugIns EasyCatalog CC2017 für InDesign veröffentlicht. Die neue EasyCatalog-Version wartet wie immer mit zahlreichen Verbesserungen und Bugfixes, siehe EasyCatalog-Release-Notes, auf.

Neben zahlreichen Verbesserungen für das Arbeiten mit Tabellen mit XML-Datenquellen halten wir die Einführung der neuen EasyCatalog-Dataprovider-Schnittstelle für die Anbindung von Google-Drive-Tabellen für besonders interessant. EasyCatalog ist damit quasi ohne Aufpreis in der Lage, Datenquellen aus der Cloud für das Database-Publishing mit InDesign anzuzapfen.

Damit können Datenquellen nun kollaborativ gepflegt werden und stehen dennoch zentral an einer Stelle zur Verfügung – wo sie dann auch von EasyCatalog über den neuen DataProvider abgegriffen werden können. Wie das geht zeigen wir in unserer neuen Schritt-für-Schritt-Anleitung EasyCatalog und Google-Drive Tabellen.

Wer Google-Drive kennt (und schätzt), arbeitet vielleicht von Zeit zu Zeit auch mit dem Bearbeitungsverlauf von Google-Drive-basierten Dokumenten, mit dem u. a. beliebige Versionen einer Tabelle wiederhergestellt werden können.

Im Zusammenhang mit der easycatalog-gestützten Produktion von Datenblättern, Katalogen, Prospekten etc. ist das natürlich besonders interessant, da über diesen Weg der Verknüpfung mit Google-Drive dann auch recht schnell vorherige Versionen eines Datenbestandes für die Produktion o. g. Printunterlagen herangezogen werden können.

EasyCatalog – Vergleich von formatregel- und textfluß-basierter Paginierung

Die neue, formatregel-basierte Paginierung von EasyCatalog bringt zwei wichtige Funktionen mit, die frühere Paginierungs-Verfahren von EasyCatalog nicht bieten. Mit der neuen Paginierung können

  • neue und gelöschte Datensätze und
  • geänderte Layouts von Produktstilen

nachträglich in EasyCatalog-Produktionen, die mit der formatregel-basierten Paginierung, erstellt wurden, eingefügt bzw. ausgetauscht werden. Das sind Vorteile, die die bisherigen Paginierungs-Verfahren von EasyCatalog, wie die „normale“, textfluss-basierte Paginierung, nicht bieten.

In diesem Artikel möchte ich beleuchten, wo genau die Unterschiede zwischen der formatregel- und der textfluss-basierten Paginierung liegen und eine Entscheidungshilfe geben, wie man diese beiden Paginierungs-Verfahren am besten einsetzt.

Vergleich von formatregel- und textfluss-basierter Paginierung

Formatregel-basierte Paginierung Textfluss-basierte Paginierung
1 Speicherort der zu paginierenden Produktstile In sog. Regelsets im InDesign-Dokument (.indd) In EasyCatalog-Objekt-Bibliotheken (.indl)
2 Nachträgliches Aktualisieren paginierter Werte Ja Ja
3 Nachträgliches Einfügen neuer Zeilen aus einer Datenquelle Ja Nein
4 Nachträgliches Löschen von aus einer Datenquelle gelöschten Zeilen Ja Nein
5 Nachträgliches Austauschen von Produktstilen Ja Nein
6 Nutzung mit Relational Modul Derzeit nicht (Stand 03/2014) Ja
7 Nutzung mit Drag & Drop möglich Ja Ja

Diese Tabelle enthält die aus meiner Sicht wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Paginierungs-Verfahren von EasyCatalog.

Formatregel-basierte Paginierung von EasyCatalog funktioniert derzeit nicht mit Relational-Modul

Bedauerlich ist, dass die formatregel-basierte Paginierung derzeit „nur“ mit Flat-File und XML-Datenquellen arbeitet. Gerade für das Arbeiten mit komplexen Datenbank-Strukturen hätte diese Funktion einen weiteren, sehr nützlichen Funktionsumfang dargestellt.

Denn so wäre es möglich gewesen, Preislisten und Kataloge ausschließlich auf Basis von Datenbankwerten neu zu produzieren, die bspw. über ein PIM-System gepflegt werden. Bis 65bit dieses Problem in den Griff bekommen hat, kann man sich aber mit der ODBC-Schnittstelle von EasyCatalog behelfen.

Da diese es ermöglicht, eine in einer Datenbank gespeicherte View abzufragen, kann man über diesen Umweg auch an komplexere Datenstrukturen für den Anschluss an eine EasyCatalog-Palette kommen. Einzige Bedingung: Die benötigten und von der View oder einem „normalen“ Join im SQL-Statement zur Abfrage der ODBC-Datenquelle gelieferten Daten müssen in einer Gruppe darstellbar sein.

Performance der Formatregel-basierten Paginierung

In ersten Produktionen, die wir seit Sommer 2013 bis heute mit EasyCatalog und der formatregel-basierten Paginierung umgesetzt haben, haben wir gefühlt leichte Perfomance-Verluste bei der erstmaligen Erstellung sowie der Aktualisierung von bereits mit EasyCatalog platzierten Werten (Tabelle Pos. 2) gegenüber der „normalen“, textfluss-basierten Paginierung festgestellt.

Bisher werden diese leichten Zeitverluste durch die erhöhte Flexibilität der der neuen Paginierung mehr als aufgewogen. Wir werden das aber noch weiter untersuchen und zum Thema eines weiteren Artikels über die formatregel-basierte Paginierung machen.

Weitere Details zur formatregel-basierten Paginierung von EasyCatalog sowie einen Vergleich der Workflows der beiden Paginierungs-Verfahren gibt es auf unserer Website unter www.ust-gmbh.de/de/easycatalog-formatregel-basierte-paginierung/.

EasyCatalog Lizenzen mehrfach nutzen?

Wir werden immer wieder gefragt, ob sich EasyCatalog-Lizenzen mehrfach installieren lassen. Bspw., weil ein Arbeitsplatz-Rechner im Büro mit EasyCatalog ausgestattet werden soll und parallel ein Notebook für die Arbeit unterwegs und/oder beim Kunden.

EasyCatalog-Lizenz kann nicht zweimal aktiviert werden

Leider funktioniert dies mit EasyCatalog-Lizenzen nicht. Bei jeder Installation einer EasyCatalog-Lizenz wird online überprüft, ob diese bereits aktiviert ist oder nicht. Eine Zweit-Aktivierung ist nicht gestattet und funktioniert auch nicht.

Anders als bspw. bei Adobe sehen die Lizenzbedingungen kein Recht für eine Zweit-Installation einer EasyCatalog-Lizenz vor. Auch dann nicht, wenn die zweite EasyCatalog-Lizenz nicht parallel genutzt wird, also zum Beispiel wie im eingangs beschriebenen Szenario.

EasyCatalog-Lizenz deaktivieren und aktivieren als Alternative

Aber es gibt einen Ausweg. Dieser ist zwar mit etwas Arbeit verbunden, aber man kann auf diesem Wege den Kauf einer zweiten Lizenz vermeiden, wenn das Budget das nicht zulässt.

Dialog "Über EasyCatalog", in dem aktivierte Lizenzen deaktiviert werden können

Eine EasyCatalog-Lizenz deaktivieren, um Sie auf einem anderen Rechner zu aktivieren

Da sich EasyCatalog-Lizenzen auf einem Rechner, auf dem sie bereits aktiviert wurden, wieder deaktivieren lassen, kann man, zum Beispiel vor einer Reise zu einem Database-Publishing-Kunden, die Lizenz auf dem Büro-Rechner deaktivieren und anschließend auf dem Notebook, das mit auf die Reise geht, wieder aktivieren.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sowohl auf dem Büro-Rechner als auch auf dem Notebook dieselbe CS-Version installiert ist, also auf beiden Maschinen bspw. Adobe InDesign CS 5.5.

Nach Rückkehr von der Dienstreise wird die EasyCatalog-Lizenz auf dem Notebook deaktiviert und auf dem Arbeitsplatz-Rechner wieder aktiviert. Fertig ist die Laube.

EasyCatalog-Lizenzen plattform-unabhängig nutzbar

Da EasyCatalog-Lizenzen plattform-unabhängig sind, funktioniert dies sogar, wenn mit zwei unterschiedlichen Betriebssystemen (warum auch immer) gearbeitet wird. Die Lizenz für Windows CS6 lässt sich so auch auf einem MacBook mit Adobe InDesign CS6 aktivieren und umgekehrt.

Unverbindliche EasyCatalog-Beratung

UST117_EC_Beratung_190pxWenn Sie mehr über das Lizenz-Management mit EasyCatalog im Speziellen oder über Database-Publishing mit Adobe InDesign und EasyCatalog im Allgemeinen erfahren möchten, nutzen Sie unsere unverbindliche EasyCatalog-Beratung.

 

EasyCatalog mit dem ODBC-Modul und einer Access-Datenbank auf Mac OS einsetzen

ODBC-Datenquellen-Verwaltung von MS WindowsUm Microsoft-Access-Dateien aus EasyCatalog heraus direkt ansprechen zu können, benötigt man das EasyCatalog ODBC-Modul für Windows oder das EasyCatalog ODBC-Modul Mac OS. Über dieses kann man mit der ODBC-Datenquellen-Verwaltung konfigurierte System- oder Benutzer-DSNs ansprechen.

DSN steht dabei für Data Source Name. Auf Windows-Systemen werden vorwiegend Benutzer- und System-DNS verwendet, wobei eine Benutzer-DSN den Zugriff eines einzigen Nutzers auf einem Rechner auf eine Datenbank definiert. Die System-DSN hingegen definiert den Zugriff mehrerer Benutzer eines Rechners auf eine Datenbank.
(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Data_Source_Name)

System- und Benutzer-DSNs können auf Windows-Systemen über die ODBC-Datenquellen-Verwaltung angelegt werden. Diese ist auf Windows-Systemen in der Regel vorinstalliert. Ebenso ODBC-Treiber für MS Access-Datenbanken, Excel-Files und dBase-Files.

Achtung: EasyCatalog möchte in der Regel seine DSNs von einer 32Bit ODBC-Datenquellen-Verwaltung serviert bekommen. Diese ist in den Systemeinstellungen eines 64Bit-Systems nicht mehr so ohne weiteres zu finden, aber dennoch vorhanden. Die entsprechende Datei heißt odbcad32.exe und ist in der Regel im Verzeichnis „c:\windows\syswow64\“ zu finden.

Auf Mac-Systemen ist oft weder eine ODBC-Datenquellen-Verwaltung noch ein ODBC-Treiber installiert. Deshalb ist das ODBC-Modul von EasyCatalog mit einer ODBC-Datenquellen-Verwaltung für Mac-Systeme ausgestattet. Es wird mit der Software OpenLink iODBC-Administrator ausgeliefert.

Leider umfasst die Software keine ODBC-Treiber für die Nutzung von Datenbanken auf Mac-Systemen. Deshalb muss ein ODBC-Treiber für Access für Mac OS hinzugekauft werden, bspw. von actual technologies, Kosten: $ 34,95.

Ist dieser installiert, kann EasyCatalog auch auf Systemen mit Mac OS auf Access-Datenbanken zugreifen.

EasyCatalog mit MySQL-ODBC-Treiber Version 3.51 nutzen

EasyCatalog bietet die Möglichkeit, über ein separates ODBC-Modul, direkt auf Datenbanken zuzugreifen. So kann u. a. auch direkt eine MySQL-Datenbank angesprochen werden.

Allerdings funktioniert der Datenbank-Zugriff unter Windows (getestet: Win7 und WinXP Professional) auf eine MySQL-Datenbank mit dem ODBC-Treiber Version 5.1 für MySQL nicht.
Um auf eine MySQL-Datenbank zugreifen zu können, muss der ODBC-Treiber für MySQL mit der Versionnummer 3.51 installiert sein. Mehrfach erfolgreich realisiert haben wir das mit dem 32bit-ODBC-Treiber Versionen 3.51.x von MySQL gegen MySQL-Datenbanken mit den Versionsnummer 5.1.41 und 5.5.12.

Im Übrigen lassen sich auch Views via ODBC problemlos aus EasyCatalog heraus ansprechen.

Das erleichtert die direkte Arbeit mit Datenbanken erheblich, da sich Daten, die in EasyCatalog verwendet werden sollen, bequem in einer View kapseln lassen. Ändert sich dann die Tabellenstruktur, auf der die Paletten von EasyCatalog basieren, reicht oft ein Anpassen der entsprechenden View.

Download ODBC-Treiber von MySQL:

EasyCatalog – Aktivierungsfehler beim Laden von InDesign

Gelegentlich kann es vorkommen, daß EasyCatalog einen Aktivierungsfehler beim Laden von Adobe InDesign meldet und dann nicht der leere InDesign Desktop erscheint, sondern das Aktivierungsfenster von EasyCatalog, in dem man auch die Lizenzcodes einladen kann.

In der Regel läßt sich dieses Problem durch das erneute Eingeben des Lizenzschlüssels (bei aktiver Internetverbindung) für EasyCatalog selber oder eines seiner Module beheben. Funktioniert dies nicht, sollte man sich die aktuelle Installationsdatei vom 65bit-Server herunterladen und EasyCatalog neu installieren.

Achtung: Wer bereits mit der Adobe Creative Suite 5 (CS5) arbeitet, hat die Wahl zwischen EasyCatalog 5.0.3 für InDesign 5 oder EasyCatalog für InDesign 5.5. Wer „nur“ InDesign 5 installiert hat und versucht EasyCatalog 5.0.3 für InDesign 5.5 zu installieren, bekommt eine Fehlermeldung angezeigt („… InDesign-Installations-Verzeichnis konnte nicht gefunden werden…“), die etwas verwirrend ist und nicht auf das eigentliche Problem hinweist.

Deshalb beim Herunterladen der aktuellen EasyCatalog-Version darauf achten, dass man auch die Version für die installierte InDesign-Version erwischt.

Database-Publishing mit InDesign oder Framemaker

Für das automatische Erzeugen von Katalogen, Flyern, technischen Datenblättern, Handbüchern und anderen Print-Unterlagen kommt Desktop-Publishing-Software wie Adobe® InDesign® und Adobe® Framemaker® mit oder ohne Erweiterungen zum Einsatz. Für welchen Database-Publishing-Anwendungsfall ist InDesgin® die bessere Lösung, für welchen Framemaker?

Da wir seit einiger Zeit mit beiden Publikationslösungen arbeiten, möchten wir in diesem Artikel unsere Erfahrungen mit beiden Systemen vorstellen. Und auf Basis dieser Erfahrungen versuchen wir, eine Empfehlung für die Einsatzmöglichkeiten der beiden Varianten abzugeben.

Kurz zur Vorgeschichte:

  • Framemaker® setzen wir seit dem Jahr 2000 fast ausschließlich in Verbindung mit Datazone® Miramo® ein, um umfangreiche und z. T. sehr komplexe Kataloge auf Basis einer Datenbank-Ausgabe, idR Oracle, möglichst vollautomatisch zu erzeugen.
  • InDesign® setzen wir seit Anfang 2008 in Verbindung mit dem Plugin EasyCatalog von 65bit ein. Produziert haben damit bisher unterschiedliche Kataloge, Flyer und Datenblätter. Der Automatisierungsgrad ist hoch, reicht aber (bisher) nicht an den der Framemaker®/Miramo®-Kombination heran.

Die folgende Tabelle soll helfen, die unterschiedlichen Arbeitsweise der beiden Systeme zu verdeutlichen.

EasyCatalog & InDesign Miramo & Framemaker
Preis (alle Preise beziehen sich bei EasyCatalog auf den Neuerwerb von Lizenzen für CS5) Absolutes Minimum liegt derzeit bei EUR 220,00 (EasyCatalog light). Unsere Empfehlung kostet ca. EUR 1.800,00 (enthalten: EasyCatalog-Vollversion, Pagination- und Relational-Modul, damit kann man ordentlich arbeiten) Eine Miramo-Lizenz liegt bei ca. EUR 11.000,00 zzgl. Wartung im ersten Jahr iHv EUR 1.500,00
Programmierkenntnisse Keine erforderlich, soweit man nicht das Scripting-Modul (~ EUR 380,00) einsetzt Programmierung sollten man können und es auch noch gerne tun. Miramo stellt quasi eine vollständige Programmiersprache zur Verfügung, die für die Erzeugung von Framemaker-Dokumenten genutzt werden kann.
Eingabeformate XML, CSV, beliebige Datenbanken über das ODBC-Modul (~ EUR 150,00 verarbeitet allerdings keine Blobs) XML, CSV und ODBC
Ausgabeformate InDesign-Dokumente Framemaker-Dokumente, XML und PDF
Usability Sehr gut bedienbar, gut lokalisiert (für deutschsprachigen Raum). Läuft sehr stabil, auch bei der Verarbeitung großer Datenmengen Naja, es ist halt ein programmierbarer Preprozessor für Framemaker ohne graphische Oberfläche. Von daher im Prinzip keine Usability vorhanden
Automatisierungsgrad Kann hoch sein, Voraussetzung ist aber, dass das Layout „homogenisiert“ worden ist Bei entsprechender Programmierung kann die Erzeugung, auch sehr komplexer  Framemaker-Dokumente, komplett vollautomatisch erfolgen. Das ist der große Pluspunkt von Miramo.
Besondere Stärke(n)
  • homogene, stark automatisierbare Kataloge, Flyer, …
  • seitenweise Print-Produktionen mit vorgefertigten Bibliotheken
  • Teil-Automatisierung von Seitenanteilen mit Hilfe von vorgefertigten Bibliotheken
sehr stark bei der Erzeugung von Fließdokumenten, bei denen problemlos mehrere hundert verkettete Seiten erzeugt werden müssen/können

Fazit:

  • Was für EasyCatalog spricht:
    • Für die Produktion von eher kleineren Katalogen (sagen wir mal bis etwa 300 Seiten), Flyern und Preislisten ist unserer Erfahrung nach EasyCatalog gut bis sehr gut geeignet und bietet zudem noch ein sehr gutes Preis/Leistungs-Verhältnis.
    • Wichtig ist aber, dass zumindest pro darzustellender Artikelgruppe das Layout homogen ist, um den Aufwand und die Komplexität in Grenzen zu halten (bei unbegrenztem Projektbudget spielt das freilich keine Rolle).
    • Schon mit CSV-Dateien kommt man in Verbindung mit dem sehr leistungsfähigen Relational-Modul sehr weit, auch ohne Datenbank-Experte zu sein (Grundkenntnisse sind natürlich nützlich und beschleunigen den Entwicklungsprozess der Automatisierungslösung).
    • Die Katalog-Automatisierung mit EasyCatalog entfaltet noch einmal völlig neue Einsparungs-Dimensionen, wenn man auf Basis eines bereits mit EasyCatalog produzierten Masterkataloges, zum Beispiel für die Sprache Deutsch, noch andere Sprachversionen erzeugen möchte. Dann braucht man der deutschen Version nämlich nur noch die anderen Sprachen unterschieben. Auch wenn andere Sprachen anders „laufen“, die Anpassungen dafür sind immer noch schneller erledigt, als den kompletten Katalog für Sprache X neu zu setzen.
  • Was für Framemaker spricht:
    • Auch sehr komplexe Kataloge können mit einem sehr sehr hohen Automatisierungsgrad produziert werden.
    • Der mächtigen Programmiersprache von Miramo sind quasi keine Grenzen gesetzt.
    • Wenn sich Layout und Daten von Katalogversion zu Katalogversion nicht oder nur geringfügig ändern und damit die Programmierung nicht permanent angepasst werden muss, es sich um einen umfangreichen bis sehr umfangreichen Katalog mit komplexem Satz handelt, wäre Framemaker mit Miramo unser Mittel der Wahl.

EasyCatalog-Zusatzmodule nachträglich installieren

Möchte man nachträglich ein Zusatzmodul für EasyCatalog installieren, bspw. das Relationalmodul oder Scriptingmodul, so ist das problemlos möglich. Allerdings sollte man beim nachträglichen Aufruf des Installers darauf achten, das auch die EasyCatalog-Zusatzmodule angehakt sind, die aktuell schon installiert sind.

Wenn man das nicht macht, werden vorher installierte EasyCatalog-Zusatzmodule wieder entfernt und es ist nur noch EasyCatalog und das zusätzlich installierte Modul innerhalb von Adobe InDesign verfügbar.

Leeres Fenster „Paginierungsregeln“ in easyCatalog

Manchmal kann es beim Arbeiten mit easyCatalog vorkommen, dass das Fenster für die Paginierungsregeln komplett leer ist und auch kein Inhalt angezeigt bzw. eingeblendet wird, wenn man auf ein gruppiertes oder Bibliotheks-Element klickt.
Das ist natürlich sehr verwirrend.
Das Problem kann behoben werden, in dem man das Paginierungsfenster durch Klick auf die Kopfzeile einmal auf und wieder zuklappt. Danach sind die Paginierungs-Attribute des ausgewählten Objektes wieder sichtbar.

Auflistungen und Aufzählungen mit easyCatalog und InDesign automatisch erzeugen

easyCatalog kann HTML-Formatierungen in Formatanweisungen für InDesign übersetzen. Das funktioniert auch mit Auflistungen und Aufzählungen. Das hat den schönen Nebeneffekt, dass man für die Formatierung von Produkttexten in einem Product-Information-Management-System (wie dem UST-DataPublisher) HTML verwenden kann. Via Stylesheet kann das Layout im Web beeinflusst werden, über Absatzformate und Zeichenformate die Darstellung in InDesign für die Produktion von Printmedien.

Um Auflistungen und Aufzählungen mit Hilfe von easyCatalog und InDesign bei einer automatischen oder halbautomatischen Print-Produktion zu formatieren, geht man wie folgt vor:

  • Definition eines Absatzformats in InDesign für Auflistungen und/oder Aufzählungen
  • In easyCatalog werden diese Absatzformate und Zeichenzeichenformate im Dialog „Feldformatierungs-Tags“ mit den entsprechenden HTML-Tags verbunden

Allerdings zeigt die Erfahrung, dass ein kleiner Trick notwendig ist. Um das gewünschte Ergebnis zu erreichen, die Formatierung eines Auflistungs- oder Aufzählungs-Punktes, muss das Absatzformat an das öffnende li-Tag gebunden werden, sieht Screenshot unten. An das schließende ol- oder ul-Tag wird dann wieder das „normale“ Absatzformat gebunden.

Auflistungen und Aufzählungen mit easyCatalog in InDesign automatisch einfügen und formatieren

Auflistungen und Aufzählungen mit easyCatalog in InDesign automatisch einfügen und formatieren